Hướng dẫn sử dụng phần mềm

Giới thiệu & nguyên tắc nền

Phần mềm vận hành trọn một lượt khám: từ lúc bệnh nhân tới quầy, khám, chỉ định, làm dịch vụ, thu tiền, phát thuốc, tới ghi sổ sách. Mọi người dùng chung một hệ thống, mỗi vai thấy đúng phần việc của mình.

1.1 Bốn nguyên tắc nền cần hiểu trước

Đăng nhập & bảo mật

1. Mở trình duyệt, vào https://vinhkhangmed.com.
2. Nhập tài khoản (số điện thoại hoặc email) và mật khẩu được cấp.
3. Bấm Đăng nhập. Vào đúng thì hệ thống mở trang phù hợp với vai của bạn.

Giao diện, menu & phân quyền

Bên trái là thanh menu chia theo nhóm công việc. Bạn chỉ thấy nhóm mà vai của bạn được phép. Trên điện thoại, bấm Mục lục để mở menu.

3.1 Phân quyền chặn hai tầng

Máy chủ kiểm tra CẢ hai tầng, thiếu một là chặn:

3.2 Trang Tổng quan & Lịch

Tổng quan: bảng số liệu nhanh (doanh thu, lượt khám, kho, hàng chờ) tuỳ vai. Lịch: ca trực và lịch hẹn theo ngày/tuần; bác sĩ/KTV xem ca của mình, quản trị xem toàn bộ.

3.3 Dùng trên điện thoại

Toàn bộ phần mềm dùng được trên điện thoại, không cần máy tính. Mọi màn đều có bản điện thoại riêng.

Pipeline khám tổng thể

Sáu bước của một lượt khám. Thứ tự thực tế linh hoạt: bác sĩ có thể chỉ định thêm dịch vụ ngay trong lúc khám (quay lại bước 3-4); đơn thuốc kê ở bước 5 nhưng chỉ thu tiền ở bước 6.

1. Tiếp nhậnKhách tới quầy, lấy số, xếp hàng chờ
2. Hồ sơ bệnh nhânTìm hồ sơ cũ hoặc lập mới, phân bác sĩ
3. Phiếu chỉ địnhChọn dịch vụ cần làm, sinh tiền phải thu
4. Xử lý dịch vụKTV, bác sĩ làm dịch vụ, ghi kết quả
5. Bệnh án & đơn thuốcBác sĩ kết luận, kê đơn
6. Thu tiền & phát thuốcLập phiếu thu, phát thuốc, in phiếu

4.1 Bốn trục trạng thái độc lập

Đừng nhầm lẫn bốn trục này. Cùng một bệnh nhân có thể mang mỗi trục một trạng thái khác nhau.

Lễ tân

Lễ tân là cửa vào của cả hệ thống: đón bệnh nhân, xếp hàng chờ và phân đúng bác sĩ.

5.1 Ba màn tiếp nhận - phân biệt cho đúng

5.2 Tiếp nhận & phân bác sĩ (lượt "Chờ khám")

1. Vào Khám chữa bệnh, mục Tiếp nhận khám. Tìm bệnh nhân đã có hồ sơ, hoặc bấm tạo hồ sơ mới (họ tên, ngày sinh, giới, số điện thoại).
2. Bấm Tiếp nhận trên một hồ sơ. Hộp thoại hiện ba ô: Khoa, Phòng khám, Bác sĩ. Cả ba đều có thể để trống; chọn Khoa sẽ lọc bớt Phòng và Bác sĩ nhưng không bắt buộc chọn Khoa trước.
3. Bấm Lưu tiếp nhận. Hệ thống báo "Đã tiếp nhận [tên], chờ bác sĩ khám". Bệnh nhân hiện trong Chờ tôi khám của đúng bác sĩ đó.

Trạng thái lượt tiếp nhận

5.3 Mọi trường hợp lễ tân hay gặp

5.4 Đặt lịch hẹn & tái khám

1. Quản lý lịch hẹn: đặt lịch cho bệnh nhân (chọn ngày, khoa, bác sĩ).
2. Ngày bệnh nhân tới theo hẹn, mở lịch hẹn rồi chuyển thành lượt tiếp nhận (không nhập lại từ đầu).
3. Lịch tái khám hiện các bệnh nhân bác sĩ hẹn quay lại; gọi điện nhắc rồi đặt lịch hoặc tiếp nhận.

Bác sĩ

Bác sĩ làm việc chủ yếu ở màn Bệnh án & Đơn thuốc: gọi bệnh nhân, khám, chỉ định dịch vụ, kê đơn, đọc kết quả, kết luận.

6.1 Hai bảng chờ trên màn bác sĩ

6.2 Bệnh án - pipeline và cách chi phối luồng

1. Vào từ "Chờ tôi khám" (bấm "Tạo bệnh án") hoặc "Tạo bệnh án mới" ở màn Bệnh án.
2. Màn tạo tự nạp hồ sơ bệnh nhân, chọn mẫu bệnh án, điền nội dung động theo mẫu (mẫu theo từng chuyên khoa).
3. Lưu. Bệnh án mới luôn ở trạng thái Nháp.
4. Trong màn chi tiết, bác sĩ chỉ định thêm dịch vụ (mục 6.3) và kê đơn thuốc (mục 6.4). Bấm lưu hoàn tất thì bệnh án tự chuyển Đã hoàn thành.

6.3 Chỉ định dịch vụ (phiếu chỉ định)

1. Trong bệnh án (hoặc màn phiếu chỉ định), thêm từng dịch vụ chỉ định (xét nghiệm, siêu âm...). Đây là thứ sinh ra tiền phải thu.
2. Lưu phiếu. Mỗi dịch vụ mặc định Chưa bắt đầu (chưa thu tiền).
3. In phiếu kèm mã QR (mã PRE... / PR-...) để quầy checkin quét ở bước xử lý dịch vụ.

6.4 Đơn thuốc - pipeline

Đơn thuốc kê riêng, độc lập với phiếu chỉ định dịch vụ. Quyền kê/ký/sửa/xoá: chỉ bác sĩ (của mình).

1. Bản nhápBác sĩ mới lập đơn, chưa ký
2. Đã ký, chờ thu tiềnBác sĩ ký thì thu ngân mới thu được
3. Đã thu tiền, chờ phátThu ngân đã thu, chờ quầy dược
4. Đã cấp thuốcPhát thuốc, trừ kho theo lô

1. Bấm "Tạo đơn thuốc mới", chọn bệnh nhân, thêm từng thuốc (tên, hàm lượng, liều, số lượng). Lưu: đơn ở Bản nháp.
2. Bác sĩ ký đơn (chuyển "Đã ký"). Đơn phải ký thì thu ngân mới thu tiền được.
3. Thu ngân thu tiền (chuyển "Đã thu, chờ phát"), rồi quầy dược phát thuốc (chuyển "Đã cấp", trừ kho).

6.5 Gọi bệnh nhân & đọc kết quả cận lâm sàng

1. Bấm Gọi ở dòng bệnh nhân trong "Chờ tôi khám". Hệ thống ghi thời điểm và số lần gọi, hiện ngay tại quầy để mọi người cùng thấy.
2. Bệnh nhân chưa tới, bấm Gọi lại; số lần gọi tăng lên. Cột Phòng cho biết bệnh nhân được phân phòng nào.
3. Sau khi KTV thực hiện và ghi kết quả, kết quả gắn vào bệnh nhân. Bác sĩ mở lại bệnh án để đọc kết quả rồi kết luận, kê thuốc hoặc hẹn tái khám.

6.6 Mọi trường hợp bác sĩ hay gặp

Kỹ thuật viên & xử lý dịch vụ

KTV và bác sĩ thực hiện các dịch vụ đã chỉ định theo hàng chờ, rồi ghi kết quả. Nền của việc gọi số là ca trực.

7.1 Ca trực - nền của mọi hàng chờ

Ca trực gắn một bác sĩ/KTV với một buồng trong một phòng, theo khung giờ. Việc gán dịch vụ và bảng chờ phòng đều dựa vào ca trực đang mở (Đã duyệt hoặc Đang diễn ra).

7.2 Pipeline một dịch vụ - từ chỉ định tới kết quả

1. Chưa bắt đầuMới chỉ định, chưa thu tiền
2. Chờ thực hiệnĐã thu tiền, chưa xếp người làm
3. Đang chờ phục vụĐã đưa vào hàng chờ của phòng
4. Đang thực hiệnĐang làm cho bệnh nhân
5. Chờ kết quảXong thao tác, chờ ghi/đọc kết quả
6. Hoàn thànhXong hẳn dịch vụ

7.3 Các bước làm cụ thể

Quầy checkin đưa dịch vụ vào hàng chờ (/support-serving)

1. Quét mã QR phiếu chỉ định (PRE.../PR-...) hoặc gõ tay mã phiếu.
2. Màn hiện các dịch vụ của phiếu kèm trạng thái. Dịch vụ đã thu tiền mới sẵn sàng để gán.
3. Chọn dịch vụ rồi bấm gán. Hệ thống tìm ca trực đang mở cho phòng của dịch vụ và gán vào đúng bác sĩ/KTV đang trực.
4. In "Thông tin gán dịch vụ" cho bệnh nhân biết vào phòng/buồng nào, gặp ai.

Màn thực hiện dịch vụ của bác sĩ/KTV (/service-processing)

1. Bắt đầu một ca trực để nhận hàng chờ.
2. Bắt đầu dịch vụ (chuyển sang "Đang chờ phục vụ").
3. Gọi bệnh nhân tiếp theo: một thao tác gọn - người đang thực hiện (nếu có) chuyển "Hoàn thành", người đầu hàng chờ chuyển "Đang thực hiện", người kế tiếp chuyển "Đang chuẩn bị".
4. Xong thao tác thì chuyển "Chờ kết quả", rồi ghi kết quả.

Ghi kết quả

1. Dịch vụ phải đang ở "Chờ kết quả" mới ghi được (nếu đang thực hiện, hệ thống tự đưa về "Chờ kết quả" trước khi mở hộp thoại).
2. Upload file kết quả (JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX vào kho bảo mật), thêm ghi chú. Để trống file, chỉ ghi chú cũng được.
3. Bấm "Cập nhật kết quả" (Hoàn thành) hoặc "Hẹn lại dịch vụ" (làm tiếp buổi khác).

7.4 Bảng chờ phòng - ai xem được phòng nào

7.5 Mọi trường hợp ở bước xử lý dịch vụ

Thu ngân & luồng tiền

Thu ngân (hoặc bất kỳ ai được cấp quyền "Hoá đơn / thu ngân") thu tiền dịch vụ, thu tiền thuốc, phát thuốc, và đối soát ngân hàng.

8.1 Ba dòng tiền, bốn phương thức

8.2 Thu tiền dịch vụ - pipeline

1. Quét mã phiếuQuét/gõ mã đơn chỉ định
2. Xem trướcTính giá sau khuyến mãi, ra tổng phải thu
3. Lập phiếuSinh mã phiếu, trạng thái Chờ thu
4. Chốt thuGhi nhận tiền, đánh dấu dịch vụ đã thu
5. In phiếuGiao phiếu cho khách

1. Quét/gõ mã đơn chỉ định. Đơn đã huỷ thì không quét được.
2. Xem trước: hệ thống tính giá sau khuyến mãi và giảm giá thân thiết, ra tổng phải thu. Chỉ dịch vụ đang "Chưa bắt đầu" mới được đưa vào phiếu.
3. Chọn phương thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản QR. Có thể trừ tạm ứng nếu bệnh nhân đã nộp trước.
4. Lập phiếu: tạo phiếu "Chờ thu", sinh mã ngắn (ví dụ HD2608250007) - mã này là nội dung chuyển khoản khách phải gõ / nằm trong QR.
5. Chốt thu tiền: ghi nhận tiền, đánh dấu dịch vụ đã thu, cộng điểm thân thiết. In phiếu giao khách.

8.3 Mọi trường hợp thu tiền dịch vụ

8.4 Thu tiền thuốc & phát thuốc

1. Tìm đơn đã kýGõ mã đơn hoặc tên bệnh nhân
2. Xem trướcĐịnh giá từng dòng, báo thiếu tồn kho
3. Lập phiếu thuTiền mặt thu ngay; chuyển khoản chờ tiền về
4. Phát thuốcTrừ kho theo lô, chốt Đã cấp

1. Gõ mã đơn hoặc tên bệnh nhân để tìm đơn thuốc bác sĩ đã ký.
2. Xem trước: định giá từng dòng thuốc, báo trước thuốc nào chưa khai giá và thuốc nào thiếu tồn kho.
3. Lập phiếu thu: tiền mặt thì thu ngay (chuyển "Đã thu, chờ phát"); chuyển khoản mặc định CHỜ tiền về.
4. Đơn đã thu hiện ở khối Chờ lấy thuốc. Bấm Phát thuốc: trừ kho theo lô rồi chốt "Đã cấp".

8.5 Đối soát ngân hàng (SePay / PayOS)

Ghép tiền chuyển khoản báo về với đúng phiếu thu. Thuật toán chỉ xét phiếu CHƯA thu và chưa huỷ, đi hai vòng:

• Vòng 1 - theo mã phiếu trong nội dung (bỏ dấu cách/gạch/chấm, khớp mã dài trước): khớp mã và tiền trong ngưỡng thì tự chốt nếu bật "tự đối soát", ngược lại đặt "Máy đề xuất". Khớp mã nhưng lệch tiền thì đặt "Máy đề xuất" để người xử.
• Vòng 2 - chỉ khớp số tiền (khi bật cấu hình): đúng một phiếu trùng tiền thì đặt "Máy đề xuất"; NHIỀU phiếu trùng tiền thì KHÔNG đoán (hai người cùng chuyển 300.000đ một buổi là bình thường, đoán sai thì có người bị đòi tiền lần hai).

8.6 Tạm ứng & tạm thu

Ghi tiền nộp trước, gắn theo hồ sơ bệnh nhân, dùng dần cho mọi khoản. "Tạm ứng" (khách chủ động nộp) và "tạm thu" (phòng khám thu trước) xử lý tiền y hệt, chỉ khác tờ giấy.

8.7 Hoàn tiền & huỷ phiếu (tách theo mức nguy hiểm)

• Huỷ phiếu: phải ghi lý do. Trả dịch vụ về "Chưa bắt đầu" để lập phiếu khác, nhưng CHỈ dịch vụ đang "Chưa bắt đầu" hoặc "Chờ thực hiện" (không kéo dịch vụ đang làm/đã xong về, tránh xoá tiến độ KTV).
• Hoàn tiền: chỉ quản trị. Không xoá phiếu, không sửa số đã thu (giữ cả lần thu lẫn lần trả để đối chiếu két). Hoàn một phần thì phiếu vẫn là "đã thu"; hoàn đủ mới chuyển "Đã hoàn tiền".
• Hoàn tiền đơn thuốc đã phát: hoàn đủ thì tự HOÀN KHO lại đúng lô đã trừ, rồi đưa đơn về "Đã ký". Idempotent, hoàn nhiều lần chỉ cộng một lần. Hoàn kho lỗi thì báo để nhân viên xử tồn tay, không nuốt lỗi.

Kế toán

Màn Kế toán có các tab: Sổ thu chi, Công nợ nhà cung cấp, Giá vốn, Chốt ca quỹ, Nhóm chi.

9.1 Hai công thức tiền dùng chung

9.2 Sổ thu chi - sáu nguồn, đọc thẳng từ bảng gốc

Ghi theo DÒNG TIỀN THỰC (đã vào/ra két), không phải tiền đã ghi nợ. Sáu nguồn gộp thành một danh sách, không nguồn nào chép nguồn nào:

9.3 Chốt ca quỹ

Cuối ca, thu ngân đếm tiền mặt thật trong két rồi so với số hệ thống. CHỈ tính tiền mặt; chuyển khoản không qua két.

9.4 Báo cáo điều hành

Doanh thu theo thời gian, theo phương thức thanh toán, theo dịch vụ. Dùng chung công thức thực thu với sổ thu chi để hai màn không ra hai con số. Dành cho chủ phòng khám theo dõi tổng thể.

Quản trị & phân quyền

10.1 Hai đường tới quyền quản trị

10.2 Người dùng & nhân sự

10.3 Ba màn duyệt - đừng nhầm

10.4 Danh mục vận hành

10.5 Khuyến mãi - trạng thái theo thời gian

Kho hàng

Nguyên tắc xuyên suốt: tồn kho là kết quả cộng dồn của "sổ biến động", không ai sửa thẳng con số tồn. Kho quản theo LÔ, xuất theo FEFO (gần hết hạn trước). Quyền dùng: mặc định vai Quản trị viên và Nhân viên kho.

11.1 Danh mục thuốc

Kho tên thuốc chuẩn của phòng khám. Là nguồn sự thật để gợi ý kê đơn, và để mặt hàng kho gắn vào lấy ngưỡng tồn tối thiểu.

• Gõ tìm không dấu cũng ra ("para" ra Paracetamol). Thêm một thuốc: điền các trường, máy tự sinh mã theo ngày.
• Bộ trường: Tên (bắt buộc), Hoạt chất, Hàm lượng, Dạng bào chế, Đường dùng, Đơn vị, Giá bán, Nhà sản xuất, Số đăng ký, Liều gợi ý, Chống chỉ định, Tồn tối thiểu, Ghi chú.
• Nhập hàng loạt từ tệp: hệ thống tự đoán cột, người dùng sửa chỗ đoán sai rồi xác nhận.

11.2 Quản lý kho & nhãn "chưa gắn Danh mục"

11.3 Nhập hàng theo lô

1. Chọn nhà cung cấp, ngày nhập. Điền "Đã trả nhà cung cấp" (để 0 nếu còn nợ toàn bộ) - phần còn lại thành công nợ NCC.
2. Thêm từng dòng: chọn mặt hàng, số lô (in trên vỏ hộp), hạn dùng, số lượng, đơn vị, giá nhập.
3. Lưu phiếu. Tồn tăng theo lô; mỗi dòng sinh một biến động NHẬP.

11.4 Xuất kho FEFO & sổ biến động

Xuất kho chạy ngầm khi phát thuốc / dùng vật tư: trừ dần từ lô GẦN HẾT HẠN nhất trước; lô không ghi hạn xếp cuối; ghi giá vốn của lượt xuất (nền tính lãi từng đơn).

11.5 Kiểm kê kho

1. "Mở đợt kiểm kê mới": hệ thống CHỤP tồn theo sổ của mọi lô ngay lúc mở (không đọc lúc chốt, tránh phần phát thuốc giữa chừng bị tính nhầm thành mất mát).
2. Đếm và sửa số ở cột "Đếm được" cho các dòng LỆCH. Dòng không lệch để nguyên.
3. Bấm "Chốt kiểm kê", gõ CHOT để xác nhận.

11.6 Cảnh báo kho

• Hàng sắp hết: ngưỡng thật ưu tiên ngưỡng thuốc trong Danh mục; không có thì ngưỡng riêng mặt hàng; vẫn không thì tồn tối thiểu mặc định ở Cấu hình. Có mức "báo sớm" cao hơn ngưỡng. Thiếu nhiều nhất lên đầu.
• Lô sắp hết hạn: mặc định báo trước 30 ngày.
• Gửi thông báo tách khỏi việc đọc cảnh báo (mở màn kho nhiều lần không gửi nhiều thư). Nút "Gửi ngay cảnh báo" chỉ vai Quản trị viên.

Hệ thống

12.1 Nhật ký thao tác - khoá theo từng người

12.2 Các màn hệ thống khác

12.3 Ma trận phân quyền (nguồn thật cho mọi vai)

Tab Phân quyền trong Cấu hình hệ thống. Bỏ tick một ô là chặn thật cho vai đó. Quyền mặc định theo vai:

In ấn & mẫu giấy tờ

Mọi giấy tờ đều có Xem trước khi in và in theo bố cục khai trong Mẫu giấy tờ.

1. Ở phiếu chỉ định, đơn thuốc, bệnh án, phiếu hướng dẫn, hoá đơn thuốc: bấm Xem để xem trước.
2. Kiểm nội dung rồi bấm In.
3. Quản trị chỉnh bố cục ở Quản trị, mục Mẫu giấy tờ (mẫu bệnh án theo khoa cũng đặt tại đây).

Bảng trạng thái đầy đủ

14.1 Luồng khám (suy ra)

14.2 Dịch vụ (phiếu chỉ định)

14.3 Đơn thuốc, đối soát, tạm ứng, ca trực

Ma trận quyền tóm tắt

Bảng tra nhanh "ai được làm gì", theo đúng chốt của hệ thống.

Hỏi đáp nhanh

Không đăng nhập được?

Kiểm tra lại tài khoản/mật khẩu. Sai nhiều lần bị khoá tạm - liên hệ quản trị để mở khoá và đặt lại mật khẩu.

Bệnh nhân không hiện trong "Chờ tôi khám"?

Lễ tân kiểm lại phần Tiếp nhận khám đã phân đúng bác sĩ và phòng chưa. Phân sai thì bệnh nhân hiện ở màn người khác.

Bệnh nhân không hiện ở "Bảng chờ phòng"?

Bảng chờ phòng chỉ hiện bệnh nhân đang chờ ở phòng bạn đang trực. Chưa "Bắt đầu" ca trực ở phòng nào thì bảng rỗng. Kiểm lại ca trực của mình.

Không ghi được kết quả dịch vụ?

Chỉ người được phân thực hiện dịch vụ đó (hoặc quản trị) mới ghi kết quả. Nếu dịch vụ đã phân cho người khác, nhờ đúng người đó hoặc nhờ quản trị. Ngoài ra dịch vụ phải đang ở "Chờ kết quả".

Phát thuốc báo thiếu hàng?

Kho không đủ số lượng. Vào Kho hàng, mục Nhập hàng bổ sung rồi phát lại. Hệ thống không cho xuất âm để không có đơn "đã phát" mà hàng chưa ra kho.

Tiền chuyển khoản đã về nhưng phiếu chưa "đã thu"?

Vào Đối soát ngân hàng, tìm giao dịch và Chốt ghép vào phiếu (gõ mã phiếu nếu ghép tay).

Mặt hàng thuốc có nhãn "chưa gắn Danh mục"?

Bấm Sửa mặt hàng, ở ô Tên chọn lại đúng thuốc trong Danh mục để gắn. Gắn xong sẽ lấy đúng ngưỡng tồn tối thiểu.

Chốt ca lệch tiền có sao không?

Vẫn ghi biên bản, không chặn. Chênh lệch là dữ liệu để đối chiếu, kèm ghi chú. Biên bản đã ghi thì không sửa; muốn đính chính thì ghi biên bản mới.

Xoá một mục thì làm sao?

Mọi nút Xoá đều hỏi xác nhận. Một mục gõ DELETE; nhiều hoặc tất cả gõ DELETE ALL; chốt kiểm kê gõ CHOT. Mục đang được dùng thì bị chặn xoá hẳn.

Dùng trên điện thoại được không?

Được. Mọi màn đều có bản điện thoại (danh sách hiện dạng thẻ). Bấm Mục lục để mở menu.